Desktopbenachrichtigung ausschalten

Durch Unterordner System ins Mailchaos bringen

Remscheid (ddp). Viele Berufstätige müssen tägliche Massen an E-Mails verarbeiten. Die Stapel elektronischer Post zu sortieren, kostet viel Zeit und Energie - und raubt so manchem den letzten Nerv. «Man muss sich klar machen, dass es zwei Schreibtische gibt: den realen und den virtuellen», sagt Christa Beckers, Expertin für Büroorganisation aus Remscheid. Und für beide Flächen müsse man gleichermaßen ein Ordnungssystem entwickeln.

Berufliche Mails könne man grundsätzlich in zwei Gruppen einteilen: Nachrichten, die einen Arbeitsauftrag enthalten, und solche, die zur reinen Information dienen. Letztere seien meistens in der Überzahl. Um also die Mail-Flut im normalen Posteingang einzudämmen, ist es sinnvoll, sich zu überlegen, welche dieser Info-Mails man unbedingt dort braucht. «Man könnte beispielsweise regelmäßige Newsletter durch eine Mailprogramm-Regel direkt bei Erhalt in einen eigenen Unterordner verschieben lassen. Dort kann man sie dann lesen, wenn man gerade mal Pause hat», sagt Beckers.

Ebenso könne man mit Mails verfahren, die man nur als Kopie, also in «CC», bekommen hat. «Dann muss allerdings firmenintern klar sein, dass eine Mail, die man in CC erhält, keinen dringenden Arbeitsauftrag enthalten darf», sagt Beckers. Auch Spaßmails mit großen Anhängen könne man durch einen Filter vorab herausfischen lassen.

Die Aufgabenmails, die nun übrig bleiben, sollte man einmal anschauen und dann gleich entscheiden, was damit passieren muss. Nicht alles müsse man sofort bearbeiten. «In vielen Mailprogrammen kann man den Auftrag beispielsweise zur Wiedervorlage kennzeichnen. Manchmal ist es auch möglich, sich vom Kalender an die Mail erinnern zu lassen», sagt Beckers.

Die Desktopbenachrichtigung, die bei jeder ankommenden Mail aufblinkt, sollte man außerdem abschalten - falls man in seinem Arbeitsablauf nicht auf diese Aktualität angewiesen ist. «Man wird sonst immer wieder von eingehenden Mails aus seinem konzentrierten Arbeiten herausgerissen», sagt Beckers. Sie plädiert dafür, Mails grundsätzlich nur zweimal am Tag abzurufen. «Die Post wird einem schließlich auch nur einmal täglich zugestellt», gibt die Organisations-Expertin zu bedenken.

(ddp)